บทที่ 2 Documenting Accounting Information System

      Documenting Accounting Information System

https://www.lucidchart.com

      เอกสารของระบบเอกสารเป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญของการทำบัญชี แผนภาพที่จะติดตามการไหลของข้อมูลทางบัญชีจะใช้ชนิดที่แตกต่างกัน 

ความสำคัญของเอกสารระบบสารสนเทศ

· แสดงให้เห็นถึงเส้นทางการไหล (Flow) ของข้อมูล หรือข้อมูลประเภทเอกสารที่ใช้และกระบวนการปฏิบัติ

· ผู้ใช้ในองค์กรปฏิบัติตามเอกสารขององค์กรทำให้เกิดมาตรฐานเดียวกัน

· เป็นเอกสารประกอบการอบรมพนักงาน

· เป็นเอกสารที่นักวิเคราะห์และผู้พัฒนาระบบใช้ตรวจสอบระบบ

· เป็นเอกสารที่ผู้ตรวจสอบภายในและผู้สอบบัญชีใช้เป็นเครื่องมือประเมินประสิทธิภาพการควบคุมภายใน

แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagrams :DFD)

   · DFD เป็นเอกสารที่นักวิเคราะห์ระบบ (System Analysts)ใช้สำหรับการวิเคราะห์ระบบงานปัจจุบันเพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศใหม่

     · DFD แสดงถึงแนวคิดการไหลของข้อมูลระหว่างกระบวนการปฏิบัติงาน (process)  
แหล่งเก็บข้อมูล (datastore) จุดเริ่มต้น และจุดสิ้นสุดของข้อมูล

      แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagrams :DFD)                                                

   สัญลักษณ์ที่ใช้ใน DFD

 http://www.elfms.ssru.ac.th/runglaksamee_ro/file.php/1/ACC4205_AIS/chapter3-document-mis-  technique.pdf

วิธีการเขียน DFD

            1. ต้องทำความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน

            2. เขียน DFD ฉบับร่าง ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง

            3. นำข้อมูลที่มีอยู่มาเขียน Context Diagram โดยใส่ชื่อกระบวนการไม่ต้องใส่หมายเลข

            4. หลีกเลี่ยงการเขียนเส้น Data Flow ทับหรือตัดกัน

            5. แหล่งเก็บข้อมูล (Data Store) ต้องมีเส้นการไหลข้อมูลเข้าหรือออก

            6. การเขียน Process ให้เขียนจากบนลงล่าง และซ้ายไปขวา

            7. Process ที่มีรายละเอียดซับซ้อน อาจจะเขียนเป็นระดับ 0,1,2,3

            8. ใช้ตัวเลขบอกระดับของ Process เช่น Level 0 เช่น 1.0, 2.0 
                Level 1 เช่น 1.1 1.2 1.3 
                level 2  เช่น 1.11 1.12

ผังงานเอกสาร (Document Flowcharts)

        - Document Flowcharts เป็นเอกสารที่ผู้สอบบัญชีและนักบัญชีใช้ในการวิเคราะห์ระบบงานในปัจจุบัน เพื่อหาข้อบกพร่องของการควบคุมภายใน และการจัดทำรายงาน

        - Document Flowchartsแสดงเส้นทางของเอกสารทั้งเอกสารขั้นต้นและรายงานระหว่างกระบวนการปฏิบัติงานของระบบงานที่ไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์ประมวลผล

สัญลักษณ์เอกสาร

http://www.elfms.ssru.ac.th/runglaksamee_ro/file.php/1/ACC4205_AIS/chapter3-document-mis-  technique.pdf

วิธีการเขียน Document Flowcharts

              1. ต้องทำความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน

              2. ระบุหน่วยงานจุดเริ่มต้นและจุดจบของผังงานเอกสาร

              3. เขียนผังงานเอกสารฉบับร่าง ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง

              4. การเขียน Process ให้เขียนจากบนลงล่าง และซ้ายไปขวา

              5. เขียนหัวลูกศรเพื่อแสดงเส้นทางการไหลของเอกสาร

              6. ระบุเลขที่สำเนาของเอกสาร โดยต้นฉบับให้ใส่หมายเลข1

              7. ระบุชื่อเอกสารในสัญลักษณ์ของเอกสาร

              8. ระบุชื่อกระบวนการปฏิบัติงานในสัญลักษณ์ของเอกสาร

              9. ใช้สัญลักษณ์เชื่อมต่อในกระดาษหน้าเดียวกันและระหว่างหน้ากระดาษ

          10. ใช้สัญลักษณ์อธิบายข้อมูลเพิ่มเติม

ผังงานระบบ (System Flowcharts)

         -System Flowcharts เป็นเอกสารที่นักบัญชีนิยมใช้ เพราะได้แสดงความสัมพันธ์ของกระบวนการ
          ปฏิบัติงานทั้งหมดในระบบ

         -System Flowchartsแสดงให้ทราบว่าใครเกี่ยวข้องกับกระบวนการปฏิบัติงานข้อมูลเก็บไว้ที่ใด
          รวมทั้งลำดับขั้นตอนการปฏิบัติงานเป็นอย่างไร

สัญลักษณ์

http://www.elfms.ssru.ac.th/runglaksamee_ro/file.php/1/ACC4205_AIS/chapter3-document-mis-  technique.pdf

วิธีการเขียน Document Flowcharts

                1. ผู้เขียนต้องทำความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน

                2. เลือกใช้สัญลักษณ์ให้เหมาะสม

                3. เขียนผังงานเอกสารฉบับร่าง ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง

                4. การเขียนทิศทาง Process ให้เขียนจากบนลงล่าง และซ้ายไปขวาใช้หัวลูกศรระบุทิศทาง

                5. กรณีมีการเชื่อมต่อหน้าระหว่างหน้ากระดาษให้ใช้สัญลักษณ์การเชื่อมต่อ

                6. ใช้สัญลักษณ์เชื่อมต่อหน้าเดียวกันเพื่อหลีกเลี่ยงการตัดกันของเส้นทิศทาง

                7. ใช้สัญลักษณ์เดิมตลอดการเขียนผังระบบ

                8. เขียนคำอธิบายในสัญลักษณ์

                9. ใช้กฎของ Sandwich rule ในกระบวนการประมวลผลระบุเลขที่สำเนาของเอกสารโดยต้นฉบับให้ใส่หมายเลข 1

               10. แสดงแหล่งปลายทางที่เก็บของเอกสาร

               11. เขียนสัญลักษณ์อธิบายข้อมูลเพิ่มเติม

ผังงานโปรแกรม (Program Flowcharts)

           -Program Flowchartsแสดงถึงกรอบแนวคิดของกระบวนการปฏิบัติงานในแต่ละลำดับขั้นของชุด
            คำสั่งงาน เพื่อใช้ในการปฏิบัติงานของระบบผู้เขียนชุดคำสั่งงาน

           -นักบัญชีใช้เปรียบเทียบกับชุดคำสั่งงานที่ใช้จริงในการปฏิบัติ งาน เพื่อประเมินประสิทธิภาพ
             การควบคุมภายในของงานจริง

สัญลักษณ์(Program Flowcharts)

 http://www.elfms.ssru.ac.th/runglaksamee_ro/file.php/1/ACC4205_AIS/chapter3-document-mis-  technique.pdf

วิธีการเขียน Program Flowcharts

               1. ผู้เขียนต้องทำความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน

               2. เลือกใช้สัญลักษณ์ให้เหมาะสม

               3. เขียนผังงานเอกสารฉบับร่าง ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง

               4. การเขียนทิศทาง Process ให้เขียนจากบนลงล่าง

               5. ใช้สัญลักษณ์เดิมตลอดการเขียนผังระบบ

            6. เขียนคำอธิบายในสัญลักษณ์

แผนภูมิโครงสร้าง (Structure Charts)

         -Structure Charts เป็นเอกสารที่อธิบายความสัมพันธ์ของการปฏิบัติงานตามลำดับชั้นของ
          โมดูล(Module)โดยระดับบนสุดอธิบายภาพรวมโครงสร้าง ระดับที่สองจะขยายภาพ
          กระบวนการปฏิบัติของระดับบนสุด ระดับที่สามจะขยายภาพของโมดูลระดับสอง

        -Structure Charts ใช้เป็นเครื่องมือในการพัฒนาชุดคำสั่งงานในระบบงานแทนการใช้
          ผังงานโปรแกรม

        -Structure Charts เขียนไปในทิศทางจากบนลงล่างและจากซ้ายไปขวา

 http://www.elfms.ssru.ac.th/runglaksamee_ro/file.php/1/ACC4205_AIS/chapter3-document-mis-  technique.pdf

ที่มา     1. อ. รุ่งลักษมี รอดขำ  คณะวิทยาการจัดการ  มหาวิทยาลัยราชภัฎสวนสุนันทา

        2. นางสาวเรณุกา ศรีมงคล มหาวิทยาลัยราชภัฎพระนคร

                                                  3. http://www.elfms.ssru.ac.th/runglaksamee_ro/file.php/1/ACC4205_AIS/chapter3-document-mis-  technique.pdf

เขียนโดย  1.น.ส. กัญญณัฐ   มั่นเพ็ชร

        2.น.ส. ชุติมา       นากร